Bei Lingua Brasilis Übersetzungsbüro Fabio Said, meinem spezialisierten Übersetzungsbüro für brasilianisches Portugiesisch in Deutschland, ist der sichere Postversand von Dokumenten und Übersetzungen eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Dienstleistung. Denn 99,9 % meiner 2700 Kunden befinden sich in circa 970 Orten in ganz Deutschland – von der nordfriesischen Insel Sylt bis ins tiefste Allgäu.
Der Postversand meiner Urkundenübersetzungen findet daher standardmäßig per Einschreiben statt – mit Online-Sendungsverfolgung und Zustellung in 1-2 Tagen deutschlandweit sowie versandkostenfrei – und der Kunde erhält alles ganz bequem zu Hause. Seit meiner 2012 erfolgten Zulassung als Justizübersetzer in Deutschland ist noch kein einziges von mir versendetes Einschreiben verloren gegangen.
Für den Briefversand von Brasilien nach Deutschland empfehle ich wiederum nicht die Versandart Einschreiben, sondern den sicheren Express-Versand.
Unten finden Sie ausführliche Informationen zum sicheren Versand von Dokumenten und Übersetzungen per Post sowie zur richtigen Adressierung von Briefumschlägen in Deutschland – mit meinen konkreten Empfehlungen, damit Sie keinen Ärger erleben.
Inhaltsverzeichnis
Ist der Versand von Dokumenten im Original zwingend erforderlich?
Nein. Die Zusendung von Dokumenten im Original per Post an das Übersetzungsbüro ist nicht zwingend erforderlich. Circa 90 % meiner rund 6500 Urkundenübersetzungen in den Jahren 2012 bis 2025 habe ich ohne Ansicht der Papier-Originalurkunden gemacht. Denn die allermeisten Behörden und Bildungseinrichtungen in Deutschland akzeptieren Übersetzungen, die anhand von gut leserlichen Digitalkopien (Scans) – nicht von einfachen Fotos! – angefertigt wurden.
Mit oder ohne Ansicht des Papier-Originals durch den Übersetzer wird eine Urkundenübersetzung in Deutschland immer zusammen mit dem Original verwendet. Das heißt: Die deutsche Übersetzung ersetzt das brasilianische Original nicht, denn ein ausländisches Originaldokument ist immer wichtiger als die Übersetzung.
Trotzdem ist die Urkundenübersetzung selbst eine Urkunde und muss echt sein. In Deutschland wird die Echtheit einer Urkundenübersetzung durch eine Vielzahl von Merkmalen gewährleistet und geprüft, darunter insbesondere zwei:
Untrennbare Verbindung von Dokument und Übersetzung
Eine Kopie des Dokuments in Originalsprache wird mit der Übersetzung dauerhaft verbunden sowie mit meinem Übersetzer-Siegel versehen, so wie die deutschen Behörden es haben wollen.
Falls die Blätter der Übersetzung von den Blättern des verbundenen Dokuments getrennt werden, dann stellt dies ein deutliches Merkmal einer Verfälschung dar. In diesem Fall wird die Übersetzung in Deutschland nicht amtlich anerkannt.
Vermerk über die Form des zu übersetzenden Dokuments
Außerdem wird am Ende jeder Urkundenübersetzung vermerkt, in welcher Form das Dokument mir zum Übersetzen vorgelegt wurde, nämlich:
- in Form eines Papier-Originals,
- in Form einer beglaubigten Kopie,
- in Form einer einfachen Kopie oder
- in Form einer Computerdatei (z. B. elektronische Urkunden oder Scans von Papier-Originalen im PDF-Format).
Der Vermerk eines Übersetzers darüber, dass eine Übersetzung direkt von einem Papier-Original erfolgte, ist jedoch nicht rechtsgültig – das heißt: Er ist keine Beglaubigung wie beispielsweise bei einem Notar. Denn Übersetzer sind per Gesetz lediglich dazu befugt, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung zu bescheinigen bzw. bestätigen, mehr nicht. Die Beurteilung, ob ein Dokument tatsächlich ein Papier-Original ist, ist also Aufgabe der Behörden und Notare, nicht von Übersetzern.
Wann ist die Vorlage des Papier-Originals beim Übersetzer erforderlich?
Nur in extrem seltenen Fällen kann die jeweilige Behörde fordern, dass die Übersetzung unbedingt vom Papier-Original angefertigt wird und dass dies in der Übersetzung entsprechend vermerkt wird. Für diese Forderung gibt es jedoch keine gesetzliche Grundlage, sondern sie liegt leider eher im Ermessensspielraum der Sachbearbeiter der Behörden.
Letzteres ist beispielsweise bei folgenden Behörden der Fall:
- Bezirksregierung Münster, insbesondere die Abteilung, die für Approbationen zuständig ist;
- alle Behörden in Düsseldorf, insbesondere die Führerscheinstelle; sowie
- das Oberlandesgericht Dresden, dort speziell die Abteilung, die für die Befreiung von der Beibringung eines Ehefähigkeitszeugnisses zuständig ist.
Die Mitarbeitenden der oben genannten Behörden haben offenbar eine willkürliche und fetischistische Neigung dazu, nur Übersetzungen zu akzeptieren, bei denen der Übersetzer die Originalurkunde in Papierform gesehen (und dies in der Übersetzung entsprechend vermerkt) hat.
Der Versand des Originaldokuments per Post an den Übersetzer ist also persönliche Entscheidung des Kunden – nicht des Übersetzers.
Diese Entscheidung sollten Sie bitte treffen, nachdem Sie sich bei der Stelle informiert haben, bei der Sie die Übersetzungen vorlegen werden. Im Zweifelsfall bzw. wenn Sie nicht nachfragen können, dann schicken Sie dem Übersetzungsbüro vorsichtshalber das Original per Post zu.
Falls Sie sich für den Versand des Originaldokuments entscheiden, empfehle ich die Nutzung einer sicheren Versandart – also nicht Standard-Brief, sondern Einschreiben. Siehe unten die verschiedenen Optionen zum sicheren Dokumentenversand.
Welche Optionen gibt es für den sicheren Versand innerhalb Deutschlands?
Für den sicheren Versand von Dokumenten und Übersetzungen innerhalb Deutschlands sind folgende Versandarten empfehlenswert:
Einschreiben-Einwurf
| Lieferzeit | Innerhalb von 1-2 Werktagen (nicht garantiert), meistens bereits am nächsten Tag, auch samstags. |
| Sendungsverfolgung | Ja, und zwar auf der Website der Deutschen Post. |
| Vorteil | Der Empfänger muss NICHT ZWINGEND zu Hause sein, um den Erhalt zu quittieren, der Brief wird also in den Briefkasten zugestellt. |
| Kosten | 4,15 Euro für einen bis zu 500 Gramm schweren Großbrief (DIN C4). Übersetzungen von Lingua Brasilis Übersetzungsbüro Fabio Said erhalten Sie mit dieser Versandart kostenfrei, wenn Sie das Preisangebot innerhalb 2 Tage annehmen. |
Einschreiben-Übergabe (Standard-Einschreiben)
| Lieferzeit | Innerhalb von 1-2 Werktagen (nicht garantiert), meistens bereits am nächsten Tag, auch samstags. |
| Sendungsverfolgung | Ja, und zwar auf der Website der Deutschen Post. |
| Nachteil | Der Empfänger bzw. ein Familienangehöriger oder Bevollmächtigter MUSS zu Hause sein und den Erhalt mit Unterschrift quittieren. Falls niemand an die Tür kommt, wird ein Zettel hinterlassen, womit der Empfänger den Brief in der nächstgelegenen Postfiliale erhalten kann. |
| Kosten | 4,45 Euro für einen bis zu 500 Gramm schweren Großbrief (DIN C4). |
DHL Express
| Lieferzeit | Garantiert am nächsten Werktag. Aber in diesem Fall zählt der Samstag leider nicht als Werktag. |
| Sendungsverfolgung | Ja, und zwar detailliert auf der Website von DHL. |
| Nachteil | Der Empfänger MUSS zu Hause sein, um den Erhalt des Briefs mit Unterschrift zu quittieren. |
| Kosten | 12,50 Euro für einen bis zu 500 Gramm schweren Großbrief (DIN C4). Zustellungen innerhalb eines bestimmten Zeitfensters (z. B. vor 10 bzw. 12 Uhr) kosten entsprechend mehr. Zustellungen am Samstag kosten auch extra. |
Der Versand von Übersetzungen mit dieser Versandart wird bei Lingua Brasilis Übersetzungsbüro Fabio Said nicht standardmäßig, sondern nur im Rahmen eines besonderen Kundenwunschs angeboten.
Wie versende ich internationale Briefe mit wichtigen Dokumenten?
Für den internationalen Versand von Dokumenten innerhalb Europas und zwischen den USA und Deutschland ist die Versandart internationales Einschreiben (recommandée, priority) empfehlenswert.
| Lieferzeit | Meistens innerhalb von 7 Tagen (nicht garantiert). |
| Sendungsverfolgung | Ja, und zwar auf der Website der Deutschen Post bzw. der Postgesellschaft des jeweiligen Landes. |
| Nachteil | Für Lateinamerika – darunter auch Brasilien – beträgt die Lieferzeit erfahrungsgemäß 30 Tage oder länger, deshalb empfiehlt sich hier der Express-Versand (siehe unten). |
| Kosten | 7,– Euro für einen bis zu 500 Gramm schweren Großbrief (DIN C4). |
Wie versende ich Dokumente von Brasilien nach Deutschland?
Für den Versand von Originaldokumenten von Brasilien nach Deutschland sind folgende Versandarten empfehlenswert:
EMS – Documento Internacional Expresso
Hier handelt es sich um einen Express-Versand (EMS steht für Express Mail Service), der von praktisch allen Filialen der brasilianischen Post angeboten wird.
Lingua Brasilis Übersetzungsbüro Fabio Said hat mit dieser Versandart bisher nur beste Erfahrungen gemacht. Die Zustellung in Deutschland erfolgt erfahrungsgemäß innerhalb von 7 Tagen durch DHL Express (also nicht durch die Deutsche Post, sondern per Kurierdienst, was die Sicherheit noch einmal erhöhen kann). Die Sendungsverfolgung erfolgt auf der Website der brasilianischen Post, ab Ankunft in Deutschland auch auf der Website von DHL. Kosten: circa 240,- Reais (= 39,- Euro).
Ein Tipp für Sie:
Falls Sie die Übersetzung von einem Dokument, das sich noch in Brasilien befindet, dringend benötigen und darauf bestehen, dass die Übersetzung auf Grundlage des Originals angefertigt wird, haben Sie die Option, das Original von Brasilien direkt an die Adresse von Lingua Brasilis versenden zu lassen. Der Vorteil: Sie sparen damit 2-3 Tage Lieferzeit, die Übersetzung wird darüber hinaus bereits vor Ankunft des Originals in Deutschland fertig sein.
Wenn Sie diese Option in Anspruch nehmen möchten – für die übrigens keine Zusatzkosten entstehen -, gehen Sie bitte so vor:
- Lassen Sie das Dokument mit einem Scanner (nicht mit dem Handy) digitalisieren, bevor es von Brasilien nach Deutschland versendet wird.
- Danach nutzen Sie die Online-Beratung für Ihre Übersetzungsanfrage und am Ende laden Sie die Digitalkopie hoch.
- Nach Annahme des Übersetzungsangebots erhalten Sie Anweisungen zum richtigen und sicheren Versand des Dokuments direkt an die Adresse von Lingua Brasilis.
- Danach veranlassen Sie den internationalen Versand des Dokuments gemäß den erhaltenen Anweisungen.
- Am Tag, an dem das Original bei Lingua Brasilis eingetroffen ist, wird die Übersetzung bereits fertig sein. Es fehlen nur noch eine kurze Überprüfung des Originals und die Beglaubigung der Übersetzung, und alles wird am selben Tag an Ihre deutsche Adresse versendet.
Achtung:
Bitte versenden Sie niemals Originale an die Adresse von Lingua Brasilis ohne vorherige Absprache, sondern erst NACHDEM Sie das Übersetzungsangebot angenommen, die personalisierten Anweisungen zum sicheren internationalen Versand erhalten sowie die Zahlung getätigt haben.
Eins nach dem anderen, nicht überrumpeln.
DHL / FedEx
Auch in Brasilien gibt es DHL und FedEx, aber leider nur in Haupt- und Großstädten. Die Online-Sendungsverfolgung ist detailliert, die Lieferung in Deutschland erfolgt meistens nach 5 Tagen oder früher.
Es kann aber wesentlich mehr kosten als der Express-Versand der brasilianischen Post. Die genauen Preise finden Sie direkt bei den jeweiligen Anbietern.
Briefumschlag richtig adressieren – wie geht das?
Für den Versand von Originaldokumenten an das Übersetzungsbüro achten Sie bitte darauf, dass der Briefumschlag richtig adressiert wird. So adressieren Sie ihn richtig:
Hier sind ein paar Tipps für Kunden, die aus Brasilien kommen und mit der Deutschen Post nicht vertraut sind:
- In Deutschland muss man – anders als in Brasilien – die Nummer der Wohnung nicht angeben.
- Dafür muss der Nachname des Empfängers auf dem Briefumschlag übereinstimmen mit dem Nachnamen, der an der Haustürklingel angezeigt wird. Sonst wird der Postbote Schwierigkeiten haben, der Brief wird dann zurück an den Absender geschickt, was viel mehr Zeit in Anspruch nimmt als der erste Versand.
- Den Stadtteil und das Bundesland muss man ebenfalls nicht angeben.
Wie werden Übersetzungen per Post versendet?
Bei Lingua Brasilis Übersetzungsbüro Fabio Said werden Ihre Urkundenübersetzungen und Originaldokumente standardmäßig per Einschreiben-Einwurf versendet.
Der Briefumschlag ist mit einer Papprückwand extra verstärkt. Zusätzlich werden Ihre einzelnen Übersetzungen und Originale mit einer grünen Klarsichthülle geschützt.
Bei mehreren gleichzeitig bestellten Übersetzungen erhalten Sie diese in einer schönen transparenten Dokumententasche.
So werden Ihre wichtigen Dokumente immer optimal geschützt!
Sobald der Brief bei der Deutschen Post eingeliefert wird, erhalten Sie eine Versandbestätigung mit der Sendungsnummer für die Sendungsverfolgung im Internet oder in der App Post & DHL.
