Mais cedo ou mais tarde, cidadãos brasileiros recém-chegados à Alemanha são confrontados com uma palavra que é usada nas mais diversas situações da burocracia alemã e que por isso mesmo costuma confundir a cabeça: Beglaubigung (autenticação). Por sua vez, os alemães no Brasil precisam lidar com a verdadeira cultura das autenticações que impera no nosso país.
Para eliminar confusões ao lidar com a burocracia, explicarei neste artigo, escrito com base em muitos anos de experiência como tradutor juramentado na Alemanha, como autenticar documentos no Brasil e na Alemanha, bem como os diferentes tipos de autenticação nos dois países.
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Autenticação de cópias
Órgãos responsáveis
Diferentemente dos brasileiros, os alemães não têm o costume de guardar cópias autenticadas na gaveta “apenas por segurança” (por medo de perder o original).
Além disso, há documentos alemães para os quais é proibido fazer cópia autenticada – esse é o caso, por exemplo, das certidões de nascimento alemãs. Neste caso, você só pode obter não uma cópia autenticada, mas sim uma segunda via, diretamente do mesmo cartório que emitiu a primeira via.
Na Alemanha, é possível fazer autenticação de cópias (beglaubigte Kopie) em órgãos públicos ou em tabeliães (Notar), e muitas vezes também em escolas públicas e universidades públicas. Na linguagem burocrática alemã, a cópia autenticada também é conhecida como “beglaubigte Abschrift” ou “beglaubigte Ablichtung” (este último termo se refere apenas a cópias xerográficas autenticadas).
No Brasil, por sua vez, é possível obter uma cópia autenticada não em órgãos públicos, mas sim apenas em cartórios de notas (tabeliães), inclusive em certos cartórios do Registro Civil com funções notariais.
Caso um órgão público ou instituição de ensino da Alemanha exija uma cópia autenticada de documentos brasileiros (por exemplo, em casos de reconhecimento de diploma), essa autenticação deve ser feita, em geral, na Alemanha, não no Brasil.
Porém, há documentos brasileiros que você só pode conseguir na forma de cópia autenticada no Brasil – exemplo: Sentença de Divórcio brasileira, cujo original fica sempre guardado com o próprio juiz.
Por último, é interessante notar que algumas instituições alemãs aceitam apenas cópias que foram autenticadas por um órgão público (= amtlich beglaubigte Kopie) em vez de cópias autenticadas por tabelião (= notariell beglaubigte Kopie).
Autenticação gratuita
A autenticação de cópias em órgãos públicos da Alemanha pode ser, eventualmente, gratuita – por exemplo, quando se trata de documentos escolares e universitários e/ou a pessoa interessada se encontra desempregada.
No Brasil, ao contrário, não apenas não existem cópias autenticadas gratuitas, como também é preciso pagar taxas adicionais (encargos sociais e, às vezes, imposto) pela autenticação.
Documentos em idioma estrangeiro
Muitos órgãos públicos alemães autenticam cópias de documentos escritos em idioma estrangeiro somente se a pessoa apresentar uma tradução juramentada do documento para o idioma alemão.
Por isso vale a dica: primeiro, mande traduzir o documento para o alemão e só depois solicite a autenticação da cópia do documento brasileiro.
Cuidado com cópias coloridas
No Brasil, é comum a autenticação de cópias coloridas. Na Alemanha, porém, as cópias coloridas são indesejadas e frequentemente rejeitadas.
Outro exemplo de documentos que são vistos com desconfiança na Alemanha são as cópias plastificadas feitas supostamente com o intuito de maior proteção do documento. Essa desconfiança deve-se provavelmente a uma suspeita de falsidade ideológica (falsificação de documentos).
Por esses motivos, é recomendável evitar usar cópias coloridas ou plastificadas na Alemanha.
Autenticação de assinaturas
No Brasil, é necessário fazer um reconhecimento de firma (processo que, no dia a dia, também é conhecido como “autenticação de assinatura”) para praticamente todo documento, não só para contratos e declarações, como também para certidões de nascimento (assinatura do oficial registrador) e diplomas (assinatura do reitor).
Em geral, é preciso deixar um cartão de assinatura no Cartório de Notas para que seja possível fazer o chamado “reconhecimento de firma por semelhança“.
Em certos casos, também é possível assinar o documento na presença do tabelião, que fará o chamado “reconhecimento por autenticidade“’.
Na Alemanha, por sua vez, raramente é necessário fazer autenticação de assinatura (Unterschriftsbeglaubigung) em documentos, sejam eles alemães ou estrangeiros. Aqui, não existe a cultura das autenticações que impera no Brasil.
No caso de autenticação de assinatura em documentos que vieram de outro país, os funcionários de órgãos públicos (Behörden) da Alemanha frequentemente exigem uma tradução juramentada do documento para o idioma alemão antes de autenticar a assinatura. A base jurídica dessa exigência é o artigo 23 da Lei dos Processos Administrativos da Alemanha.
Por outro lado, os tabeliães alemães (Notare), que não são órgãos públicos, mas que também fazem autenticação de assinaturas, não costumam fazer essa exigência de tradução do documento em idioma estrangeiro, desde que o documento seja assinado na presença do tabelião.
Autenticação de assinatura no consulado brasileiro
Quem precisa de uma autenticação de assinatura (reconhecimento de firma) na Alemanha para uso no Brasil pode solicitar esse serviço ou num tabelião alemão (Notar) ou no consulado brasileiro. Em ambos os casos, a assinatura é reconhecida por autenticidade (isto é, a própria pessoa tem de assinar pessoalmente perante o tabelião alemão ou funcionário do consulado).
Vale lembrar que, na Alemanha, não existe reconhecimento de assinatura por semelhança – isto é, não há comparação com um cartão de assinatura da pessoa depositado no tabelionato.
Esse procedimento só pode ser feito no consulado se o documento estiver escrito em língua portuguesa. O consulado não autentica assinaturas em documentos escritos em alemão.
Cidadãos alemães também podem obter uma autenticação de assinatura no consulado do Brasil. Porém, é preciso possuir um RNE (Registro Nacional de Estrangeiro) dentro do prazo de validade.
Caso a pessoa não tenha um RNE, só resta a opção da autenticação de assinatura através de um tabelião alemão (e, posteriormente, tradução da autenticação notarial de assinatura para o idioma português feita por um Tradutor Público no Brasil).
Autenticação digital
Desde o início da década de 2000, a transformação digital nos cartórios de Registro Civil e tabelionatos brasileiros tem avançado em alta velocidade. Isso está em forte contraste com a realidade da Alemanha.
Alguns exemplos:
- Antigamente, os selos de autenticidade usados para recolher emolumentos e contribuições sociais – importantes para que a Justiça possa fiscalizar o trabalho dos tabeliães e registradores, que são profissionais liberais, e também obter recursos financeiros adicionais – eram carimbos ou adesivos colados no documento, mas hoje são selos digitais com código verificador para a confirmação online da autenticidade, de modo que os dados do ato público em questão são registrados diretamente pelo órgão fiscalizador.
- Autenticações de assinaturas são cada vez mais realizadas de forma digital – também com verificação online da autenticidade.
- No Brasil, as Apostilas de Haia são emitidas apenas com assinatura digital e, teoricamente, não precisam ser assinadas, nem carimbadas, mas (por enquanto) têm de ser impressas e coladas no verso do documento.
- No caso de certidões eletrônicas, existe a possibilidade de autenticá-las num tabelionato – para o caso de a certidão precisar de reconhecida como autêntica em outro país, pois não se pode esperar que certidões eletrônicas sejam aceitas sem problemas fora do Brasil.
- Atos notariais (tais como Escritura de Procuração, Escritura de Divórcio e Escritura de Compra e Venda) são cada vez mais realizados por videoconferência – desde que os outorgantes possuam documentos de identificação brasileiros válidos e seus dados biométricos tenham sido registrados previamente.
Nada disso existe na Alemanha. Embora existam leis alemãs regulamentando a questão das autenticações digitais, a aplicação dessas leis ainda é muito lenta e não se compara ao uso generalizado desse tipo de autenticação em todas as instituições brasileiras, sejam públicas ou privadas.
Autenticação de traduções
A palavra Beglaubigung também é usada para se referir às traduções juramentadas, mas apenas na linguagem coloquial.
O termo correto na maior parte da Alemanha não é beglaubigte Übersetzung, mas sim Übersetzung mit einer Bestätigung/Bescheinigung/Erklärung der Richtigkeit und Vollständigkeit – atestando que a tradução foi feita de maneira completa e fiel ao original. No sentido estrito da palavra Beglaubigung, somente os tradutores juramentados em Hamburgo têm permissão oficial, devido a uma lei local para tradutores e intérpretes, de autenticar (beglaubigen) traduções, e todos os demais tradutores juramentados na Alemanha “autenticam” traduções apenas no sentido coloquial.
Na Alemanha, uma cópia do documento original sempre é anexada à tradução juramentada. Isso não ocorre no caso de traduções juramentadas feitas no Brasil, de modo que a pessoa fica sem saber qual documento exatamente foi usado como base para a tradução. Esse é um dos motivos pelos quais traduções juramentadas feitas no Brasil geralmente não são aceitas por órgãos públicos na Alemanha (além, claro, do fato de que os tradutores brasileiros são juramentados segundo as leis do Brasil e não segundo as leis da Alemanha).
Autenticação internacional para uso em outro país
Outra palavra burocrática alemã que causa muita confusão é Überbeglaubigung. Trata-se de uma autenticação internacional de assinatura para documentos alemães que serão usados em outro país. Essa autenticação internacional é considerada, na prática, uma espécie de atestado de autenticidade do documento alemão.
Na Alemanha, há dois tipos de Überbeglaubigung:
- Haager Apostille (Apostila de Haia) segundo a Convenção de Haia de 1961 – apenas para países signatários da Convenção, entre os quais se inclui, desde agosto de 2016, o Brasil; e
- Endbeglaubigung (pré-legalização), também conhecida como Vorlegalisation – para todos os demais países.
No Brasil, a única forma de autenticação de documentos para uso em outro país é a Apostila de Haia. Além disso, desde a introdução da Apostila de Haia no Brasil, em 2016, o Ministério das Relações Exteriores não faz mais pré-legalizações para posterior legalização pelo consulado do país estrangeiro.
Legalização consular
Caso um documento precise ser usado num país que não assinou a Convenção de Haia, ele deve conter a chamada legalização, também conhecida como consularização. A legalização é feita apenas pela representação consular do país em questão, muitas vezes só depois que o documento contém uma pré-legalização.
O procedimento mencionado acima esteve vigente até agosto de 2016 para documentos alemães destinados ao Brasil; eles precisavam primeiro receber uma autenticação final por um órgão alemão e, em seguida, eram legalizados por um consulado brasileiro em Berlim, Frankfurt ou Munique. Na direção inversa, o mesmo procedimento também se aplicava a documentos brasileiros que seriam usados na Alemanha: neste caso, a legalização era feita por um consulado alemão no Brasil.
Hoje em dia, nada disso se aplica, pois o processo de legalização consular foi substituído pelo processo de apostilamento.
Traslado de documentos
Para finalizar, há que mencionar também o chamado traslado (em alemão: Ausfertigung). Trata-se de cópias não reprográficas de documentos públicos originais, com o mesmo poder de comprovação que o original. São feitos traslados sobretudo de escrituras públicas e sentenças judiciais.
No Brasil, só se usa a palavra traslado no caso de escrituras públicas de tabeliães – como, por exemplo, no caso de Escritura Pública de Declaração de Estado Civil. Já no caso de sentenças judiciais, fala-se de “Carta de Sentença”.
Além disso, no caso das certidões do Registro Civil brasileiro (por exemplo: Certidão de Nascimento), o traslado é feito na forma de “segunda via“, que pode ser emitida quantas vezes a pessoa quiser, sempre com o mesmo poder de comprovação que a primeira via. Dessa forma, na prática, a segunda via é considerada um documento original.
