A Apostila de Haia é um processo simplificado de autenticação de documentos públicos que deverão ser usados em outro país. Na burocracia Brasil-Alemanha, esse processo tem sido usado desde agosto de 2016. Antes disso, os documentos precisavam ser legalizados pelo consulado, mas hoje o processo de legalização consular não existe mais, tendo sido substituído pelo apostilamento.
Com base na minha experiência como Tradutor Público de alemão e português brasileiro, lhe explicarei abaixo quais documentos precisam ser apostilados e onde conseguir uma Apostila de Haia na Alemanha e no Brasil.
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O que é Apostila de Haia?
A Apostila de Haia é uma espécie de autenticação internacional para que um documento público seja considerado autêntico em outro país.
Atenção: A Apostila não certifica a veracidade do conteúdo do documento, mas sim apenas a sua autenticidade, ou seja, que o documento foi assinado exatamente pelo mesmo oficial cujo nome consta nele.
Portanto, um documento apostilado ainda assim poderá ser recusado em outro país se houver problemas no seu conteúdo (por exemplo, nomes com erros tipográficos, erro na data de nascimento) ou se ele não cumprir as formalidades jurídicas (por exemplo, quando a tradução de um documento brasileiro foi feita no Brasil e não na Alemanha).
Nem todos os países fazem o apostilamento, mas sim somente aqueles que são signatários da Convenção de Haia de 1961. O Brasil só assinou essa convenção internacional em 2015, mas ela só passou a ter força de lei no Brasil após a publicação do Decreto nº 8.660 de 29 de janeiro de 2016, que só entrou em vigor em 14 de agosto de 2016.
O apostilamento de documentos é feito não por uma representação diplomática (embaixada, consulado), mas sim exclusivamente por um órgão do próprio país no qual o documento foi emitido.
Cada país define quais são as entidades responsáveis pela emissão da Apostila, por exemplo:
- No Brasil, os únicos órgãos responsáveis são os tabeliães públicos (notários).
- Na Alemanha, por outro lado, pode-se conseguir uma Apostila em diversos órgãos nas esferas federal, estadual e municipal.
Ao contrário da Apostila de Haia na Alemanha, a Apostila de Haia brasileira é emitida por processo eletrônico (batizado de Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento) e tem código QR e link para verificação a autenticidade em qualquer lugar do mundo.
A apostila brasileira é impressa em papel de segurança. Sua parte de trás é um adesivo a ser colado no verso do documento – seja completamente, apenas na parte de cima, apenas na parte direita ou na parte de cima e direita.
Quais documentos devem ser apostilados?
A Convenção de Haia sobre a Apostila diz respeito somente a documentos públicos, isto é, documentos que foram emitidos por um órgão público ou outra autoridade (estatal ou não estatal) dotada de fé pública, tais como tabeliães públicos e tradutores públicos.
Além disso, o objetivo da Apostila de Haia é facilitar o uso de documentos públicos estrangeiros sobretudo em cartórios do Registro Civil de outro país, em situações burocráticas vivenciadas frequentemente por imigrantes.
Por esses motivos, na prática, a Apostila de Haia é exigida para os seguintes documentos e finalidades burocráticas:
- certidões para fins de casamento (exemplo: Certidão de Nascimento),
- quaisquer tipos de certidões a serem apresentadas a um cartório, tribunal ou tabelião,
- bem como, frequentemente, também documentos a serem apresentados a um órgão de imigração ou órgão de naturalização na Alemanha.
Carteiras de habilitação e documentos de identificação (passaporte, RG, carteira profissional) nunca precisam ser apostilados. Diplomas e outros tipos de documentos escolares e universitários em geral também não, pois estes não são documentos públicos segundo a definição dada pela Convenção de Haia.
Os brasileiros que vêm para a Alemanha costumam mandar apostilar documentos escolares e universitários por falta de conhecimento – não porque alguma instituição alemã exigiu a Apostila para esses documentos, mas sim porque têm medo de os documentos não serem aceitos e também porque impera no Brasil uma cultura das autenticações (crença de que “quanto mais carimbos, melhor”).
Porém, a realidade é outra:
Segundo a minha experiência de muitos anos como Tradutor Público exclusivamente de documentos brasileiros na Alemanha, para documentos escolares e universitários brasileiros – seja para uso em processos de reconhecimento de qualificações, em avaliação de diplomas ou para ingresso em universidades ou Ausbildung na Alemanha – não é exigida a Apostila, mas sim um outro tipo de autenticação (cópia autenticada do original feita não no Brasil, mas sim por um órgão público na Alemanha).
De qualquer forma, fica aqui a minha recomendação com base na minha experiência de muitos anos como Tradutor Público na Alemanha:
Para ter 100% de certeza se a Apostila será realmente necessária, pergunte isso diretamente ao órgão ao qual você irá apresentar seus documentos.
Se você não puder perguntar isso ao órgão em questão, então é recomendável, por via das dúvidas, obter a Apostila para o seu documento. Mas faça isso sempre ANTES de solicitar qualquer orçamento para a tradução, pois a Apostila, se ela for realmente necessária, tem de ser traduzida!
Onde apostilar documentos na Alemanha?
Não há nenhuma possibilidade de apostilar documentos brasileiros na Alemanha. Afinal – conforme expliquei acima –, a Apostila é sempre emitida no mesmo país onde o documento original foi emitido. Os consulados não têm nada a ver com o processo de apostilamento.
A lógica é a seguinte:
O apostilamento é feito com base numa autenticação de assinatura. Por conseguinte, as assinaturas de oficiais de entidades brasileiras em documentos a serem usados na Alemanha logicamente só podem ser autenticadas por autoridades brasileiras. No Brasil, as autenticações de assinaturas são feitas geralmente com base nos chamados “cartões de assinaturas” (amostras de assinatura da pessoa em questão, a chamada “firma em cartório”), e os consulados brasileiros só autenticam assinaturas que tenham sido apostas na frente do próprio oficial consular.
Daí a regra:
Documentos brasileiros só podem ser apostilados no Brasil, por um cartório de notas (também conhecido como tabelionato de notas).
Lembre-se que a Apostila é somente para documentos públicos, tais como
- escrituras públicas brasileiras (procuração pública, Escritura Declaratória de Estado Civil etc.),
- certidões do Registro Civil brasileiro (nascimento, casamento, óbito) e
- sentenças de divórcio brasileiras
… bem como para
- autenticação de assinaturas (também conhecida como reconhecimento de firma)
- e cópias autenticadas.
Diplomas e históricos escolares não são documentos públicos e, portanto, em princípio, não poderiam ser apostilados. Entretanto, alguns tabelionatos no Brasil apostilam documentos escolares e universitários brasileiros utilizando um pequeno truque: basta que a assinatura da pessoa que assinou o documento escolar ou universitário (reitor, diretor da faculdade, diretor da escola etc.) seja autenticada publicamente (= por um tabelionato) para que o documento não-público possa ser apostilado sem problemas. Porém, a Apostila para documentos escolares e universitários é uma burocracia totalmente desnecessária – típica de pessoas que não conhecem a realidade da burocracia alemã.
Onde apostilar documentos alemães?
Na Alemanha, você só poderá apostilar documentos alemães, e somente num destes órgãos:
Landgericht
No Landgericht (Tribunal Regional) você conseguirá uma Apostila de Haia somente para os seguintes documentos alemães:
- sentença de divórcio alemã (Scheidungsurteil),
- escritura pública feita por tabelião alemão (notarielle Urkunde),
- cópia de documento particular autenticada por um tabelião alemão (notariell beglaubigte Kopie),
- bem como para tradução juramentada feita por um tradutor da Justiça alemã (beglaubigte Übersetzung).
Bezirksregierung
Para outros tipos de documentos, os órgãos responsáveis são diferentes. Por exemplo, no estado de Nordrhein-Westfalen (Colônia, Düsseldorf), o órgão responsável se chama Bezirksregierung. Em outros estados alemães, o órgão responsável se chama: Regierungspräsidium (Frankfurt), Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (Berlim) ou Behörde für Inneres und Sport (Hamburgo).
No Bezirksregierung (ou órgão semelhante) você obterá uma Apostila apenas para estes documentos:
- Certidão de Nascimento alemã (Geburtsurkunde), Certidão de Casamento alemã (Eheurkunde) e Certidão de Óbito alemã (Sterbeurkunde),
- Atestado de Residência alemão (Meldebescheinigung, Aufenthaltsbescheinigung)
- e qualquer outro documento emitido por um órgão municipal ou estadual da Alemanha.
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
No Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (Departamento Federal de Assuntos Estrangeiros), localizado em Brandenburg an der Havel, você conseguirá uma Apostila somente para documentos alemães que foram emitidos por órgãos federais da Alemanha, a exemplo da Certidão de Antecedentes Criminais alemã (Führungszeugnis). Até alguns anos atrás, o órgão responsável era o Bundesverwaltungsamt (Departamento Federal de Administração) em Colônia.
Se você não souber em qual desses três locais é possível conseguir uma Apostila de Haia para o seu documento alemão, então pergunte isso diretamente à instituição alemã que emitiu o seu documento.
A Apostila de Haia precisa ser traduzida?
A Apostila, na realidade, não precisaria ser traduzida, pois ela foi criada na Convenção de 1961 justamente para que a autenticidade de um documento estrangeiro seja constatada sem a necessidade de tradução.
Porém, assim que um documento é apostilado – e mesmo que Apostila não seja necessária –, é recomendável traduzir a Apostila pelas seguintes razões:
- A Apostila, uma vez colocada no documento, se torna parte deste e, portanto, a tradução do documento sem incluir a tradução da Apostila estaria incompleta e por isso pode ser rejeitada por alguma instituição.
- Alguns cartórios do Brasil (sobretudo nos estados de Minas Gerais e Santa Catarina), no momento de fazer o apostilamento, acrescentam ao documento autenticações adicionais (tais como reconhecimento de firma e selo de autenticidade do apostilamento) que fazem referência à Apostila e devem ser obrigatoriamente traduzidas.
- Toda Apostila brasileira contém informações que só estão em idioma português e, caso tais informações não sejam traduzidas, as instituições alemãs não poderão avaliar corretamente se o documento está em conformidade com as exigências.
Consequentemente: Sim, a Apostila deve (por precaução) ser traduzida.
Na minha empresa de tradução Lingua Brasilis, a tradução da Apostila junto com a tradução do documento propriamente dito é gratuita – desde que você aprove o orçamento dentro de 2 dias.
Se você demorar mais de 2 dias para aprovar o orçamento, a tradução de cada Apostila terá um custo de 70,00 euros mais imposto. A gratuidade da tradução da Apostila lhe será oferecida apenas uma vez; portanto, se você solicitar outro orçamento após 2 dias (para o mesmo documento ou para outros documentos), este serviço gratuito não valerá mais para você.
A tradução precisa ser apostilada?
Somente documentos estrangeiros – isto é, documentos emitidos em outro país – é que precisam ser apostilados.
Por conseguinte, traduções do português para o alemão feitas no Brasil não são documentos alemães, mas sim brasileiros e por isso precisam ser apostiladas.
A título de informação, será “estrangeira” toda tradução que tenha sido emitida segundo as leis de outro país (feita, por exemplo, por um tradutor que seja juramentado nesse outro país); não importa a língua da tradução, pois qualquer tradução feita em outro país é e sempre será um documento estrangeiro.
Mas cuidado:
Muitos órgãos não aceitam traduções juramentadas feitas em outro país – mesmo que elas estejam apostiladas! Por esse motivo você deve traduzir seus documentos sempre no mesmo país onde as traduções serão apresentadas. Não traduza seus documentos brasileiros no Brasil, mas somente na Alemanha!
Uma exceção a essa regra são documentos brasileiros a serem apresentados a um consulado alemão no Brasil. Isto porque os consulados alemães no Brasil aceitam traduções feitas por tradutores juramentados no Brasil – para finalidades tais como requerimento de visto alemão para cidadãos brasileiros ou reconhecimento da cidadania alemã de brasileiros descendentes de alemães.
Minhas traduções juramentadas de documentos brasileiros para o alemão são aceitas oficialmente em qualquer local da Alemanha sem autenticações adicionais, pois sou Tradutor Juramentado em Hamburgo e, portanto, tenho autorização para emitir documentos de validade nacional (na Alemanha) – ao contrário dos tradutores juramentados no Brasil, que sempre emitem documentos brasileiros, mesmo que estes estejam escritos em alemão.
Portanto, no caso de traduções português-alemão feitas por mim, a Apostila só será necessária no máximo para os originais em português, não para as minhas traduções em alemão.
