A Apostila de Haia é um processo simplificado de autenticação de documentos públicos que deverão ser usados em outro país. Na burocracia Brasil-Alemanha, esse processo tem sido usado desde agosto de 2016. Antes disso, os documentos precisavam ser legalizados pelo consulado, mas hoje o processo de legalização consular não existe mais, tendo sido substituído pelo apostilamento.
Com base na minha experiência como Tradutor Público de alemão e português brasileiro, lhe explicarei abaixo quais documentos precisam ser apostilados e onde conseguir uma Apostila de Haia na Alemanha e no Brasil.
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O que é Apostila de Haia?
A Apostila de Haia é uma espécie de autenticação internacional para que um documento público seja considerado autêntico em outro país.
Nem todos os países fazem o apostilamento, mas sim somente aqueles que são signatários da Convenção de Haia de 1961. O Brasil só assinou essa convenção internacional em 2015, mas ela só passou a ter força de lei no Brasil após a publicação do Decreto nº 8.660 de 29 de janeiro de 2016, que só entrou em vigor em 14 de agosto de 2016.
O apostilamento de documentos é feito não por uma representação consular, mas sim por um órgão do próprio país no qual o documento foi emitido.
Cada país define quais são as entidades responsáveis pela emissão da Apostila. No Brasil, são apenas os tabeliães, enquanto na Alemanha são diversos órgãos responsáveis para emitir Apostilas.
Ao contrário da Apostila de Haia na Alemanha, a Apostila de Haia brasileira é emitida por processo eletrônico (batizado de Sistema Eletrônico de Informação e Apostilamento) e tem código QR e link para verificação da autenticidade do documento em qualquer lugar do mundo.
A apostila brasileira é um adesivo a ser colado no verso do documento – seja completamente, apenas na parte de cima, apenas na parte direita ou na parte de cima e direita.
Quais documentos devem ser apostilados?
A Apostila de Haia geralmente é exigida para os seguintes documentos:
- certidões para fins de casamento (exemplo: Certidão de Nascimento)
- certidões a serem apresentadas a um cartório, tribunal ou tabelião
- e, frequentemente, também documentos a serem apresentados a um órgão de imigração ou naturalização na Alemanha
Carteiras de habilitação e documentos de identificação (passaporte, RG, carteira profissional) nunca precisam ser apostilados. Documentos escolares e universitários em geral também não, pois estes não são documentos públicos nos termos da Convenção de Haia.
Os brasileiros que vêm para a Alemanha geralmente só apostilam documentos escolares e universitários por terem medo de esses documentos não serem aceitos e também porque impera no Brasil uma cultura das autenticações (“quanto mais carimbos, melhor”) – não porque alguma instituição alemã exigiu a Apostila para esse tipo de documento. Para documentos escolares e universitários, em processos de reconhecimento estatal, avaliação de diplomas ou ingresso em universidades na Alemanha, costuma ser exigida não a Apostila, mas sim um outro tipo de autenticação (cópia autenticada).
De qualquer forma, fica aqui a recomendação com base na minha experiência de muitos anos como Tradutor Público na Alemanha:
Para ter 100% de certeza se a Apostila será realmente necessária, pergunte isso ao próprio órgão ao qual você irá apresentar seus documentos. Não tem o menor sentido perguntar isso a um tradutor.
Se você não puder perguntar isso ao órgão em questão, então é recomendável, por via das dúvidas, obter a Apostila para o seu documento. Mas faça isso sempre ANTES de solicitar qualquer orçamento para a tradução, pois a Apostila, se ela for realmente necessária, tem de ser traduzida!
Onde apostilar documentos na Alemanha?
Não há nenhuma possibilidade de apostilar documentos brasileiros na Alemanha. Afinal – conforme expliquei acima –, a Apostila é sempre emitida no mesmo país onde o documento original foi emitido. Os consulados não têm nada a ver com o processo de apostilamento.
A lógica é a seguinte:
O apostilamento é feito com base numa autenticação de assinatura. Por conseguinte, as assinaturas de oficiais de entidades brasileiras em documentos a serem usados na Alemanha logicamente só podem ser autenticadas por autoridades brasileiras. No Brasil, as autenticações de assinaturas são feitas geralmente com base nos chamados “cartões de assinaturas” (amostras de assinatura da pessoa em questão, a chamada “firma em cartório”), e os consulados brasileiros só autenticam assinaturas que tenham sido apostas na frente do próprio oficial consular.
Daí a regra:
Documentos brasileiros só podem ser apostilados no Brasil, por um cartório de notas (também conhecido como tabelionato de notas).
Lembre-se que a Apostila é somente para documentos públicos, tais como
- escrituras públicas brasileiras (procuração pública, Escritura Declaratória de Estado Civil etc.),
- certidões do Registro Civil brasileiro (nascimento, casamento, óbito) e
- sentenças de divórcio brasileiras
… bem como para
- autenticação de assinaturas (também conhecida como reconhecimento de firma)
- e cópias autenticadas.
Onde apostilar documentos alemães?
Na Alemanha, você só poderá apostilar documentos alemães, e somente num destes órgãos:
Landgericht
Lá você conseguirá uma Apostila de Haia somente para
- sentenças de divórcio alemãs,
- escrituras públicas feitas por tabeliães alemães,
- cópias de documentos particulares autenticadas por tabeliães alemães (não cópias autenticadas por órgãos públicos),
- bem como para traduções juramentadas feitas por um tradutor da Justiça alemã.
Bezirksregierung
Para outros tipos de documentos, os órgãos responsáveis são diferentes. Por exemplo, no estado de Nordrhein-Westfalen (Colônia, Düsseldorf), o órgão responsável se chama Bezirksregierung. Em outros estados alemães, o órgão responsável se chama: Regierungspräsidium (Frankfurt), Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (Berlim) ou Behörde für Inneres und Sport (Hamburgo).
Lá você obterá uma Apostila apenas para
- certidões alemãs de nascimento, casamento e óbito,
- atestados de residência alemães
- e quaisquer outros documentos emitidos por órgãos municipais e estaduais da Alemanha.
Bundesverwaltungsamt
Lá você conseguirá uma Apostila somente para documentos alemães que foram emitidos por órgãos federais da Alemanha, a exemplo da Certidão de Antecedentes Criminais alemã (Führungszeugnis).
Se você não souber em qual desses três locais é possível conseguir uma Apostila de Haia para o seu documento alemão, então pergunte isso diretamente à instituição alemã que emitiu o seu documento.
A Apostila de Haia precisa ser traduzida?
A Apostila, na realidade, não precisaria ser traduzida, pois ela foi criada na Convenção de 1961 justamente para que a autenticidade de um documento estrangeiro seja constatada sem a necessidade de tradução.
Entretanto, a experiência tem demonstrado que tanto os órgãos alemães como os órgãos brasileiros costumam exigir, sim, que a Apostila seja traduzida. A justificativa é que a Apostila seria parte integrante do documento e contém trechos não traduzidos, mas sim escritos apenas em idioma local (somente português no caso de documentos brasileiros ou somente alemão no caso de documentos alemães); portanto, se a Apostila não for traduzida para o idioma do país em questão, a tradução estaria incompleta, motivo pelo qual ela não seria aceita oficialmente.
Por esse motivo: Sim, a Apostila deve (por via das dúvidas) ser traduzida.
Na Lingua Brasilis, a tradução da Apostila brasileira para o alemão junto com a tradução do documento propriamente dito é gratuita – desde que você aprove o orçamento dentro de 2 dias.
Se você demorar mais de 2 dias para aprovar o orçamento, a tradução de cada Apostila terá um custo de 30 euros mais imposto.
A tradução precisa ser apostilada?
Somente documentos estrangeiros – isto é, documentos emitidos em outro país – é que precisam ser apostilados.
Por conseguinte, traduções do português para o alemão feitas no Brasil não são documentos alemães, mas sim brasileiros e por isso precisam ser apostiladas.
A título de informação, será “estrangeira” toda tradução que tenha sido emitida segundo as leis de outro país (feita, por exemplo, por um tradutor que seja juramentado nesse outro país); não importa a língua da tradução, pois qualquer tradução feita em outro país é e sempre será um documento estrangeiro.
Mas cuidado:
Muitos órgãos não aceitam traduções juramentadas feitas em outro país – mesmo que elas estejam apostiladas! Por esse motivo você deve traduzir seus documentos sempre no mesmo país onde as traduções serão apresentadas. Não traduza seus documentos brasileiros no Brasil, mas somente na Alemanha!
Uma exceção a essa regra são documentos brasileiros a serem apresentados a um consulado alemão no Brasil. Isto porque para fins de requerimento de visto alemão os consulados alemães no Brasil aceitam traduções feitas por tradutores juramentados no Brasil.
Minhas traduções juramentadas de documentos brasileiros para o alemão são aceitas oficialmente em qualquer local da Alemanha sem autenticações adicionais, pois sou Tradutor Juramentado em Hamburgo e, portanto, tenho autorização para emitir documentos de validade nacional (na Alemanha) – ao contrário dos tradutores juramentados no Brasil, que sempre emitem documentos brasileiros, mesmo que estes estejam escritos em alemão.
Portanto, no caso de traduções português-alemão feitas por mim, a Apostila só será necessária no máximo para os originais em português, não para as minhas traduções em alemão.
